配置硬资源
“硬资源”指完成进度计划必须投入的生产要素。项目经理要努力寻找进度计划与现有资源完成计划能力之间的工期“缺口”,通过优化资源配置,用资源置换时间来弥补“缺口”,保证工期目标的实现。
配置软资源
据Standish Group的调查,成功的项目中有61%是由于项目得到高管层和组织的有效支持,而失败的项目中有70%是由于高管层的能力和支持力度缺乏。项目经理要明确并管理项目相关方的需求,尽量统一各项目相关方的期望,从而为进度实施创造良好的管理环境。
全员参与
项目经理要组织全体人员参与进度计划的制订,这不仅可以充分获取信息,集思广益,同时可以统一思想,明确目标。
营造氛围
仅仅制订进度计划还不够,项目经理还必须学会“造势”。除了传统方式,还必须借助网络、手机媒体等新媒体的力量。发挥舆论导向的正向作用,坚定完成目标的信心。
阶段奖励
进度计划中不能仅设置最终验收节点,还应当设置里程碑节点。里程碑节点是个“小目标”,但有显著的指路明灯作用。
采用鼓励和奖励等正面的激励手段会使项目团队保持旺盛的精力和激情,从而从一个里程碑冲向下一个里程碑,最终实现项目目标。
善用工具/软件
此外,专业的项目管理系统可以帮助项目经理制定出一个科学、合理的项目进度计划,同时确保项目进度高度透明共享!
以iMIS-PM为例,「甘特图」可以直观地展现项目计划(WBS),将人力资源和时间计划对应起来,保证每个项目成员都知道自己应该完成什么样的任务。不同项目阶段、任务、里程碑的时间节点也一目了然,同时还可以动态追踪项目问题,让项目人员及时发现问题、解决问题。
管理时间
称职的项目经理是“该出手时就出手”,能够快速、有效地解决遇到重要的、关键的问题。按照美国管理学家科维提出的时间“四象限”,工作分为既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要,四种情况。
很多项目经理总是忙于第一象限既紧急又重要的事,而疏于管理第二象限重要但不紧急的事。殊不知,很多紧急的事情正是由于不紧急的事情演变而来的。所以,项目经理要学会管理时间。
管理情绪
在进度计划实施过程中,一定会遇到各种困难、问题和周折,在这个过程中,项目经理作为整个项目的“带头人”,一定要保持激情,对目标充满必胜的信心,要具备鼓舞和影响力,如果一个进度计划连自己都不相信,还怎么带领团队来实现呢?
管理身体
最后一点,作为项目经理,熬夜加班,沟通应酬是避免不了的,因此保持良好的身体素质至关重要。磨刀不误砍柴工,保持健康的心态、适度的运动、营养的饮食还是必要的。