统一的数据格式是BIM最重要的部份，市场上也有许多组织提出了各自的格式，目前被广泛接受的为IFC标准和STEP标准，IFC全名为Industry Foundation Class，为BuildingSmart所提出。
BuildingSmart原名IAI是1994年由在美国的12家软件公司所联合建立的组织，成员含括营建产业、绘图软件、学术界等领域，组织的目的在为营建相关产业制定标准信息格式，使营建工程的生命周期中能有信息共享之供应链架构，减少信息转换的成本与损失，提高效率。STEP与IFC的目标相同，以一套标准化的信息表达方式展现各产业的产品和各会话所需的信息。STEP为ISO组织所制定，需求起源于美国国防工业的产品数据，范围涵盖制造业，此点与【IFC】专注于营建相关产业的应用不同。因此本文主要以IFC做为数据交换格式的介绍。
由于建筑设施的组成元素众多，各项元素内又含有众多信息，如材质、尺寸等，十分庞杂。而信息的取得会影响维护作业的进行，因此若导入BIM的概念，在设计、建造阶段即建立BIM模型，在营运维护阶段可直接应用前期建立的数据，避免重复建立数据的浪费，也可减少整合数据时因格式而产生的冲突问题。图为IFC架构图，可看到其中除了对空间、建筑、结构的描述外，也对MEP(Mechanical Electrical Plumbing)有其规定。
使用【BIM在建筑设施维护管理】除了数据整合的优点外，管理方式也跟以往有很大的不同。传统维护管理往往仅是由设备数据库展开的列表/列表，记录每个设备的维护纪录。当应用了BIM之后，藉由BIM中的空间信息与3D可视化的功能，可以达成以往无法做到的事：
1.提供空间信息：水管、电线通常埋于墙中，使用平、立面图在管路复杂处有时很难清楚辨识，藉由【BIM的可视化功能】，可以快速找到该设备或是管线的位置以及与附近管线、设备的空间关系。
2.数据更新迅速：由于BIM是组件化的3D模型，新增或移除设备均非常快速，而平、立面图均是由3D模型中的剖面，因此不会有数据不一致的问题。
BIM带来了标准化的数据格式，使得信息得以在建筑设施生命周期的各个阶段顺利传递、累积，解决了以往在营运维护阶段数据不足或是错误的问题。BIM的空间信息也对营运维护的管理方式带来了变革，现在能使用更多可视化的工具来增加效率，提供更多信息给进行维护的人员。
但是目前IFC格式对于机电设备的支持仍有不足，因此各厂商在某些组件上只好使用各自的定义，使少部分数据在不同厂商的软件间转文件会发生问题。不过IFC仍在快速发展，相信不用太长的时间即可解决机电设备的定义问题。
